ПК «ПРОСТОБИЗНЕС» − система для автоматизации процесса обработки и выполнения заказов

Кейс | Автоматизация для ООО «КБЖБ»

КАК УБРАТЬ «ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР», А ВМЕСТЕ С НИМ − ПОТЕРЮ ВРЕМЕНИ, КЛИЕНТОВ И ПРИБЫЛИ ИЗ ПРОЦЕССА ПРОДАЖИ И ДОСТАВКИ ПРОДУКЦИИ

Компания-заказчик

Комбинат «Братскжелезобетон» (ООО «Комбинат Братскжелезобетон», г. Братск), «КБЖБ». Крупный поставщик бетона и железобетонных изделий в Иркутской области.

Клиенты предприятия − строительные компании, которые заинтересованы в сотрудничестве со стабильным поставщиком. Поэтому маркетинговая стратегия Комбината «Братскжелезобетон» заключается в том, чтобы оправдывать доверие постоянных клиентов, то есть в каждом заказе подтверждать высокий уровень продукции и сервиса.

Для того, чтобы оставаться надежный партнером и наращивать объемы продаж, компании нужны четкие внутренние процессы, оперативный мониторинг и контроль.

Проблема, с которой обратились в «ПРОСТОСОФТ»

Плохая организованность и низкая эффективность бизнес-процесса «Продажа и доставка бетона».

В чем это выражалось:

• Сбор и учет заявок клиент-менеджерами − в ручном режиме.

Значительная часть заявок терялась или передавалась по цепочке некорректно. Компания теряла клиентов и оплаты. Передача информации между менеджерами, операторами и водителями занимала много времени (перемещения сотрудников, переговоры, передача бумаг).

• История взаимоотношений с клиентами, учет скидок − в ручном и устном режиме.

Большое количество ошибок, неучтенных или наоборот, лишних скидок и других особенных условий поставки. Компания теряла рабочее время исполнителей, сталкивалась с порчей сырья, задержкой оплат и штрафами. Клиенты компании не видели в Комбинате надежного поставщика, от этого страдала лояльность, снижалось количество повторных обращений и рекомендаций.

• Работу исполнителей (водителей) сложно контролировать.

Страдало качество выполнения заказа: затягивались и срывались сроки, это приводило и к недовольству клиентов, и к потере продукции.
Невозможность контроля − это невозможность планирования работ как водителей, так и сотрудников производства. Компания не могла принимать отложенные заказы, не могла гарантировать сроки поставки, что для строительного бизнеса особенно важно!

«Человеческий фактор» срабатывал на каждом этапе бизнес-процесса. Компания получила замкнутый круг − любая попытка ужесточения регламентов и введения персональной ответственности не дает результата из-за разрозненности бизнес-процесса.

Важно! Когда в каждый момент на каждом этапе эффективность цепочки бизнес-процесса зависит только от сотрудников − компания не может управлять этим бизнес-процессом.

Решение от «ПРОСТОСОФТ»

Мы упростили процесс выполнения заявки и включили каждого исполнителя в единую информационную в ПК «ПРОСТОБИЗНЕС».

  У каждого исполнителя настроен собственный Рабочий стол в программе, который содержит всю необходимую информацию и передает данные для контроля и аналитики.

  Текущее положение и перемещение водителей отображается в программе; клиент-менеджер всегда знает статус выполнения заказа; водители лишены соблазна нарушить график доставки.

  Программа предлагает оптимальные маршруты доставки.

  Клиент-менеджер ведет историю взаимоотношений с клиентом в программе, собирая историю заказов и оплат.

  Руководитель строит расписание работ на день и на ближайшие периоды прямо в программе − затем задачи передаются исполнителям.

  Все коммуникации между сотрудниками, задействованными в процессе, осуществляются в системе − это значительная экономия времени и организационных ресурсов.

Модули ПК «ПРОТСОБИЗНЕС», задействованные в проекте: «Телефония», «Планировщик», «Карты».

Польза для компании

Автоматизация в единой системе сделала бизнес-процесс прозрачным и управляемым. Работа в ПК «ПРОСТОБИЗНЕС» упорядочивает ежедневные задачи рядовых сотрудников и обеспечивает руководителей необходимой информацией.

В результате выигрывают заказчики, которые получают необходимую продукцию и необходимый сервис. Таким образом компания обеспечивает себе базу лояльных клиентов и стабильный спрос на продукцию.

  Система работы с клиентами стала более гибкой и эффективной − начиная от оперативного приема заявки и заканчивая оповещением клиента о статусе его заказа.

  Теперь Комбинат работает с оптимальным горизонтом планирования работ: составляются текущие графики, а также принимаются отложенные заказы, работы по котором также можно спланировать.

  Автоматизация позволила в 2 раза сократить штат операторов.

  Качество работы каждого сотрудника повысилось.

  Прозрачная система оценки и контроля − возможность привязать количественные и качественные показатели к заработной плате сотрудников.

Отчеты для руководителей Комбината «Братскжелезобетон» в ПК «ПРОСТОБИЗНЕС»

В результате автоматизации руководители разных уровней в компании получают быструю и полную отчетность по процессу.